Von der Planung bis zur erfolgreichen Messe

Eine erfolgreiche Messe ist das Ergebnis einer perfekten Planung. Deshalb sollten Sie mit den Vorbereitungen frühzeitig beginnen. Für Preisvergleiche, Ausschreibungen, optimale interne und externe Abstimmungen sowie einen kostengünstigen Einsatz von Ressourcen sollte genügend Zeit eingeplant werden. Kurzfristige Aktionen sind teurer und meistens nur die zweitbeste Lösung. Damit Ihr Messestand garantiert zum Erfolg führt, haben wir für Sie eine Checkliste und einen Terminplan erstellt.

Die Checkliste

1. Definieren Sie Ihre Messeziele

Die Ziele und Erwartungen der Messebeteiligung sollten früh genug festgelegt werden. Je präziser und ausführlicher die Informationen sind, desto besser können unsere Architekten und Designer das Standkonzept auf Sie zuschneiden.

2. Das Budget

Befassen Sie sich schon früh mit dem Budget und der Kalkulation. Sie planen den Kostenrahmen für den Bau des Messestandes, Honorare und besondere Maßnahmen.

3. Das Briefing

Da Entwürfe für einen Messestand individuell geplant werden, sind Briefing-Gespräche notwendig. Deshalb ist es sinnvoll, sich bei der Ausschreibung auf drei qualifizierte Messebauunternehmen zu beschränken. Sie informieren ausführlich über Ihr Unternehmen, Ihre Messeziele und Ihre Produkte. Zu den allgemeinen Projektinformationen gehören die Anforderungen an den Messestand. Darüber hinaus umfasst das Briefing die Teilnahmedetails. Dazu gehören die Zeitplanung, geforderte Unterlagen zur Einreichung, wie zum Beispiel die Kostenkalkulation und das Pitch-Honorar. Engelmann Messe & Design sendet Ihnen auf Wunsch gerne eine Briefing-Checkliste zu. Damit sind Sie umfassend auf das Gespräch vorbereitet.

4. Die Entscheidung für Ihren Messebau-Partner

Lassen Sie sich die Konzepte persönlich präsentieren und orientieren Sie sich am Gesamteindruck und der Qualität.

5. Die Zusammenarbeit

Regelmäßige Abstimmungen mit dem Partner sind wichtig. Daher sollten Sie uns ihre gewünschten Änderungen zeitnah mitteilen. Je besser wir Sie kennen lernen können, desto effektiver kann unser Team für Sie arbeiten. Planen Sie eine langfristige Zusammenarbeit.

Der Terminplan

Schritt 1: Messekonzept (fünf bis zwölf Monate vor der Messe)

Zum Auftakt sollten die Ziele des Messeauftrittes gesteckt werden. Folgende Fragen stellen sich: Was ist Ihre Zielgruppe? Was wollen Sie mit dem Messeauftritt erreichen? Wird das neue Produkt oder die Dienstleistung zum Messebeginn einsatzbereit sein? Wie hoch kann das Budget sein? Anschließend folgt die Auswahl des Messebauunternehmens und das Briefing. Bis fünf Monate vor der Messe muss das Konzept stehen: von der Standplanung über die Außenwerbung und Kundengeschenke bis zur Hotelreservierung.

Schritt 2: Werbemaßnahmen, Mitarbeiter-Recruiting und Schulung (vier bis zwei Monate vor Messebeginn)

Bis zwei Monate vor Messebeginn werden weitere Werbemaßnahmen organisiert, Kataloge und Prospekte in Auftrag gegeben und Pressearbeit geleistet. Außerdem müssen externe Mitarbeiter und Hostessen eingestellt und geschult werden.

Schritt 3: Exponate (ein Monat vor Messebeginn)

Kurz vor der Messe wird die Verfügbarkeit der Exponate sichergestellt. Sie müssen eingebracht und installiert werden.

Schritt 4: Reflexion (Messebeginn bis drei Monate nach Messeende)

Während der Messe werden die Mitbewerber beobachtet, Gespräche protokolliert und der eigene Messestand reflektiert. Drei Monate nach der Messe sollte ein Abschlussbericht über die erreichten Ziele, die Kostenerfassung und die Konsequenzen für die Zukunft geschrieben werden.

Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich gerne an das Team von Engelmann Messe & Design.